存檔文件管理方法
【技術(shù)領(lǐng)域】
[0001]本發(fā)明涉及檔案管理技術(shù)領(lǐng)域，特別是涉及存檔文件管理方法。
【背景技術(shù)】
[0002]目前，存檔文件管理，即檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。其具體包括:檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究、檔案提供利用。這8項(xiàng)工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的，也有分為6個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。
[0003]由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。整個(gè)檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運(yùn)行中都形成反饋機(jī)制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對(duì)檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項(xiàng)工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個(gè)有機(jī)整體，為實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時(shí)也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。例如價(jià)值鑒定工作有時(shí)與收集、整理工作結(jié)合進(jìn)行，甚至在文件立卷歸檔時(shí)就進(jìn)行初步鑒定。
[0004]檔案管理的對(duì)象是檔案，服務(wù)對(duì)象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會(huì)利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。社會(huì)對(duì)檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應(yīng)不斷增長的社會(huì)需求。二者處在從不適應(yīng)到適應(yīng)的不斷矛盾過程中，從而推動(dòng)檔案管理工作向前發(fā)展。從幾千年檔案管理的歷史來看，檔案管理是由非獨(dú)立系統(tǒng)到獨(dú)立系統(tǒng)、由簡單管理到復(fù)雜管理、由經(jīng)驗(yàn)管理到科學(xué)管理、由手工管理到計(jì)算機(jī)管理、由封閉系統(tǒng)到開放系統(tǒng)而發(fā)展的。
[0005]檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來說，是一項(xiàng)管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，檔案主要也不由檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項(xiàng)社會(huì)管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點(diǎn)之一。檔案部門雖然也研究檔案、進(jìn)行編著等活動(dòng)，但其目的還是為了更好地適應(yīng)社會(huì)的利用需要，仍具有服務(wù)性。在社會(huì)歷史的各個(gè)階段，檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)，否則就不會(huì)存在，也難以發(fā)展。在階級(jí)社會(huì)中，檔案管理工作體現(xiàn)一定的階級(jí)關(guān)系和階級(jí)利益，為一定的統(tǒng)治階級(jí)所掌握，為一定階級(jí)的經(jīng)濟(jì)、政治和文化服務(wù)，這個(gè)服務(wù)方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。由于檔案的內(nèi)容關(guān)系到國家的政治利益和經(jīng)濟(jì)利益，所以中外任何國家對(duì)檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對(duì)外開放，而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿后才開放。這種機(jī)要性也是檔案管理工作的一種性質(zhì)。
[0006]進(jìn)行檔案管理工作，要遵循集中統(tǒng)一管理國家檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于利用的原則。集中統(tǒng)一指國家全部檔案要由國家設(shè)立的各級(jí)各類檔案保管機(jī)構(gòu)分別集中保存，并制定統(tǒng)一的法規(guī)進(jìn)行管理。維護(hù)完整有兩方面的含義:一是從數(shù)量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；一是從質(zhì)量上要保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為割裂分散或零亂堆砌。維護(hù)安全也有兩方面的含義:一是力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命；一是保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊。便于利用是全部檔案管理活動(dòng)的最終目的，也是檢驗(yàn)檔案管理工作的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。檔案是歷史的見證，都反映一定的歷史事實(shí)，不允許任意篡改或修正，所以維護(hù)檔案的真實(shí)性，保持檔案的原貌，也是檔案管理工作必須遵循的原則之
O
[0007]檔案管理系統(tǒng)是整個(gè)國家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構(gòu)成整個(gè)社會(huì)的科學(xué)能力中占有重要地位，成為社會(huì)信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅對(duì)局部單位的工作和生產(chǎn)有意義，對(duì)整個(gè)社會(huì)也有意義，不僅具有當(dāng)前的、現(xiàn)實(shí)的意義，也具有長遠(yuǎn)的、歷史的意義。
[0008]隨著技術(shù)的進(jìn)步，檔案電子化管理已經(jīng)慢慢發(fā)展成熟，但是，對(duì)于一些重要檔案、文件，仍然需要紙件存檔，例如人事檔案等；又如，房屋檔案管理、房產(chǎn)證等具有重大經(jīng)濟(jì)意義的文件，數(shù)量大，重要性高，需要紙件存檔，目前仍然無法完全采用電子檔案替代。
[0009]然而，紙件存檔存在難找、易亂的問題。

【發(fā)明內(nèi)容】

[0010]基于此，有必要提供一種存檔文件管理方法，解決紙件存檔所存在的難找、易亂問題，還解決紙件存檔所存在的隨意取放、容易丟失問題。
[0011]—種存檔文件管理方法，其包括以下步驟:
[0012]每一份文件設(shè)置標(biāo)簽；
[0013]在服務(wù)器上審批各存儲(chǔ)區(qū)的文件取放申請；
[0014]進(jìn)行文件取放時(shí)，存儲(chǔ)區(qū)讀取所述文件的標(biāo)簽，判斷其屬于放入或取出狀態(tài)，發(fā)送取放信息到服務(wù)器；
[0015]服務(wù)器對(duì)比所述取放信息與所述文件取放申請，判斷兩者是否存在差異，是則服務(wù)器記錄所述取放信息，否則作出標(biāo)記并發(fā)出報(bào)警信息。
[0016]例如，進(jìn)行文件取放時(shí)，通過身份驗(yàn)證后開啟存儲(chǔ)區(qū)；其中，采用刷卡作為身份驗(yàn)證的方式；或者，輸入用戶名和密碼作為身份驗(yàn)證的方式；或者，授權(quán)的移動(dòng)終端采用NFC方式作為身份驗(yàn)證的方式。
[0017]例如，任一存儲(chǔ)區(qū)在未通過身份驗(yàn)證而被開啟時(shí)，發(fā)送異常信息到服務(wù)器，服務(wù)器在收到異常信息時(shí)，發(fā)出報(bào)警信息。
[0018]在其中一個(gè)實(shí)施例中，進(jìn)行文件取放時(shí)，存儲(chǔ)區(qū)讀取所述文件的RFID標(biāo)簽信息。
[0019]在其中一個(gè)實(shí)施例中，所述標(biāo)簽為NFC標(biāo)簽。
[0020]在其中一個(gè)實(shí)施例中，根據(jù)所述文件取放申請記錄其申請人、文件信息、取放時(shí)間以及存儲(chǔ)區(qū)信息。
[0021]在其中一個(gè)實(shí)施例中，在服務(wù)器上維護(hù)一文件取放申請記錄表，其中記錄申請人、文件信息、取放時(shí)間以及存儲(chǔ)區(qū)信息。
[0022]在其中一個(gè)實(shí)施例中，所述文件取放申請記錄表設(shè)置為只能增刪其中的表項(xiàng)、不能修改其中的表項(xiàng)。
[0023]在其中一個(gè)實(shí)施例中，增加或者刪除所述文件取放申請記錄表中的表項(xiàng)時(shí)，還維護(hù)一個(gè)增刪表，用于記錄操作人及其操作的信息，以及其所增加或者刪除所述文件取放申請記錄表中的表項(xiàng)。
[0024]上述存檔文件管理方法，將傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，解決了紙件存檔存在的難找、易亂問題，自動(dòng)判斷文件被取出或放入存儲(chǔ)區(qū)，及時(shí)記錄，發(fā)生異常情況時(shí)進(jìn)行報(bào)警處理；還實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)有效進(jìn)行權(quán)限管理，管理者審批通過文件取放申請后，辦事人員才能取放文件，從而避免了隨意取放、文件丟失或誤放等問題，特別適合房產(chǎn)檔案管理。
【附圖說明】
[0025]圖1為本發(fā)明一個(gè)實(shí)施例的流程示意圖。
【具體實(shí)施方式】
[0026]為使本發(fā)明的上述目的、特征和優(yōu)點(diǎn)能夠更加明顯易懂，下面結(jié)合附圖對(duì)本發(fā)明的【具體實(shí)施方式】做詳細(xì)的說明。在下面的描述中闡述了很多具體細(xì)節(jié)以便于充分理解本發(fā)明。但是本發(fā)明能夠以很多不同于在此描述的其它方式來實(shí)施，本領(lǐng)域技術(shù)人員可以在不違背本發(fā)明內(nèi)涵的情況下做類似改進(jìn)，因此本發(fā)明不受下面公開的具體實(shí)施例的限制。
[0027]需要說明的是，當(dāng)元件被稱為“固定于”或“設(shè)置于”另一個(gè)元件，它可以直接在另一個(gè)元件上或者也可以存在居中的元件。當(dāng)一個(gè)元件被認(rèn)為是“連接”另一個(gè)元件，它可以是直接連接到另一個(gè)元件或者可能同時(shí)存在居中元件。本文所使用的術(shù)語“垂直的”、“水平的”、“左”、“右”以及類似的表述只是為了說明的目的，并不表示是唯一的實(shí)施方式。
[0028]除非另有定義，本文所使用的所有的技術(shù)和科學(xué)術(shù)語與屬于本發(fā)明的技術(shù)領(lǐng)域的技術(shù)人員通常理解的含義相同。本文中在本發(fā)明的說明書中所使用的術(shù)語只是為了描述具體的實(shí)施方式的目的，不是旨在于限制本發(fā)明。本文所使用的術(shù)語“和/或”包括一個(gè)或多個(gè)相關(guān)的所列項(xiàng)目的任意的和所有的組合。
[0029]如圖1所示，一種存檔文件管理方法，其包括以下步驟:每一份文件設(shè)置標(biāo)簽；在服務(wù)器上審批各存儲(chǔ)區(qū)的文件取放申請；進(jìn)行文件取放時(shí)，存儲(chǔ)區(qū)讀取所述文件的標(biāo)簽，判斷其屬于放入或取出狀態(tài)，發(fā)送取放信息到服務(wù)器；服務(wù)器對(duì)比所述取放信息與所述文件取放申請，判斷兩者是否存在差異，是則服務(wù)器記錄所述取放信息，否則作出標(biāo)記并發(fā)出報(bào)警信息。
[0030]例如，在服務(wù)器上集中審批各存儲(chǔ)區(qū)的文件取放申請。例如，在每一存儲(chǔ)區(qū)設(shè)置光發(fā)射器與光接收器。例如，在每一存儲(chǔ)區(qū)的開口處或者柜門處分別設(shè)置光發(fā)射器與光接收器，形成一個(gè)導(dǎo)通的光路，當(dāng)取放其中的檔案或者文件時(shí)，光路被遮擋，例如短暫遮擋或者長期遮擋，即光導(dǎo)通狀態(tài)發(fā)生變化。優(yōu)選的，任一存儲(chǔ)區(qū)的光導(dǎo)通狀態(tài)處于遮擋狀態(tài)超過一預(yù)設(shè)時(shí)間閾值時(shí)，發(fā)出報(bào)警信息。
[0031]例如，發(fā)出報(bào)警信息，包括報(bào)警燈閃，發(fā)出報(bào)警聲音，向管理人員發(fā)送報(bào)警信息，和/或向監(jiān)控處發(fā)送報(bào)警信息等。優(yōu)選的，還包括向管理人員的電腦或者手機(jī)或者智能穿戴設(shè)備等發(fā)送報(bào)警信息，及時(shí)通知管理人員進(jìn)行處理。
[0032]例如，某檔案存放在某一存儲(chǔ)區(qū)，用戶在取該檔案之前，先向服務(wù)器提交文件取放申請，經(jīng)過審批后，再去取該檔案；或者，某檔案計(jì)劃存放在某一存儲(chǔ)區(qū)，用戶在放該檔案之前，先向服務(wù)器提交文件取放申請